Gambio-Modul: Terminbuchung mit Kalender und Freigabe
Termine im Shop anfragen lassen, im Admin freigeben
Gambio-Modul für die Terminbuchung mit Kalender und Freigabe
Das Problem: Termine per E-Mail hin und her
Gambio kennt keine Termine. Wer einen Beratungstermin oder einen Gruppenbesuch möchte, schreibt über das Kontaktformular oder ruft an, und dann beginnt das Hin und Her: Welcher Tag ist noch frei, passt der Vormittag, ist der Termin jetzt fest? Wer gebucht hat, steht in einem Postfach, einem Kalender oder auf einem Zettel, und zwei Mitarbeiter sagen leicht denselben Tag zweimal zu.Frei oder belegt auf einen Blick
Der Kalender zeigt, welche Tage noch frei sind. Sonntage, Feiertage und vergangene Tage lassen sich gar nicht erst wählen.
Sie geben frei
Jede Anfrage wartet im Admin auf Ihre Entscheidung. Ein Klick bestätigt oder sagt ab, die E-Mail an den Kunden schreibt das Modul.
Kein Tag doppelt
An einem Tag gibt es nur einen bestätigten Termin, auch wenn zwei Mitarbeiter im selben Moment bestätigen.
Auf Ihrer Shopseite
März 2027
gewählt belegt geschlossen
Dienstag, 16. März 2027, Start 10:00 Uhr
Im Gambio-Admin
Di, 16. März 2027, 10:00 Uhr
Tanzgruppe Lindenhof, 14 Personen
Persönlicher Satz für die E-Mail (optional)
BestätigenAblehnen
Fr, 12. März 2027, 14:30 Uhr
Familie Berger, 4 Personen
Tag schon vergeben
Ablehnen
So funktioniert es
Von der Anfrage zum festen Termin
1. Kalender auf der Seite. Ein Platzhalter im Text einer Inhaltsseite setzt den Kalender ein. Besucher blättern durch die Monate und sehen freie, belegte und geschlossene Tage.2. Anfrage. Tag wählen, Startzeit aus der Liste, dazu Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Anzahl der Personen und auf Wunsch eine Nachricht. Nach dem Absenden zeigt die Seite, dass die Anfrage angekommen ist und noch bestätigt wird.
3. E-Mail an Sie. Die Anfrage kommt als E-Mail an die Adresse Ihres Geschäfts. Antworten Sie darauf, erreicht die E-Mail direkt den Anfragenden.
4. Entscheidung im Admin. Eine eigene Seite zeigt den Monat mit allen Terminen und die offenen Anfragen. Ist der Tag schon vergeben, steht es an der Anfrage. Jede Anfrage lässt sich dort auch ändern oder löschen. Sie bestätigen oder lehnen ab, auf Wunsch mit einem persönlichen Satz, etwa einer genaueren Uhrzeit oder einem Ersatztermin.
5. Antwort per E-Mail. Der Anfragende bekommt die Bestätigung oder die Absage aus einer E-Mail-Vorlage Ihres Shops. Ein bestätigter Tag erscheint im Kalender ab sofort als belegt.
6. Erinnerung und Aufräumen. Zwei Tage vor jedem Termin bekommt Ihr Geschäft eine Erinnerung mit allen Angaben. Ein Cronjob leert die Kontaktdaten, wenn ihre Frist um ist.
Technik
| Gambio | entwickelt und im Einsatz mit Gambio 26.10, Theme Malibu; andere Versionen auf Anfrage |
|---|---|
| Eingriff in den Gambio-Kern | keiner; nur die Erweiterungswege, die Gambio dafür vorsieht |
| Einbau | Platzhalter im Text einer Inhaltsseite, kein Eingriff in die Seitenvorlagen |
| Datenbank | eine neue Tabelle für die Anfragen; MariaDB ab 10.2 oder MySQL ab 5.7 |
| Admin | eigene Seite unter Kunden, Rechte über die Rollen im Gambio-Admin (lesen oder entscheiden) |
| E-Mails | vier E-Mail-Vorlagen von Gambio: neue Anfrage und Erinnerung an Sie, Bestätigung und Absage an den Kunden |
| Cronjob | täglich: Erinnerung zwei Tage vor jedem Termin, Kontaktdaten leeren nach Ablauf der Frist |
| Einstellbar | buchbare Wochentage, Startzeiten, Bundesland für die Feiertage, Termine je Tag, Speicherfristen |
| Sprachen | deutsch; weitere Sprachen über Gambios Textphrasen |
Häufige Fragen
Wofür eignet sich das Modul?
Für alles, was ein Geschäft an einem Tag für einen Kunden reserviert und selbst freigeben will: Beratungstermine, Gruppenbesuche und Führungen, Workshops, Anproben oder Abholtermine. Entstanden ist es für Gruppenbesuche im Laden, bei denen an einem Tag nur eine Gruppe kommen kann.
Ist eine Anfrage schon ein fester Termin?
Nein. Fest ist der Termin erst, wenn Sie ihn im Admin bestätigen. Bis dahin bleibt der Tag im Kalender frei, und mehrere Anfragen für denselben Tag sind möglich; Sie wählen eine aus. Wer anfragt, sieht das auf der Seite, bevor er abschickt.
Was sehen andere Besucher von einem vergebenen Termin?
Nur, dass der Tag belegt ist. Wer ihn gebucht hat, erscheint im Kalender nirgends. Namen, Adressen und Nachrichten sehen nur Sie im Admin.
Bekommt der Anfragende sofort eine E-Mail?
Nein, mit Absicht. Nach dem Absenden sieht er eine Bestätigung auf der Seite; eine E-Mail bekommt er erst mit Ihrer Entscheidung. So kann niemand das Formular benutzen, um fremden Adressen Nachrichten zu schicken. Die Anfrage selbst geht sofort als E-Mail an Ihr Geschäft, „Antworten“ erreicht direkt den Anfragenden.
Kann ich einen Termin nachträglich ändern oder absagen?
Ja. Im Admin verschieben Sie einen Termin auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit und ändern Kontaktdaten und Notizen. Ein bestätigter Termin lässt sich freigeben oder ganz löschen, der Tag ist danach im Kalender wieder frei. Dabei geht keine E-Mail raus; den Anfragenden informieren Sie selbst, etwa mit einem Anruf.
Wie lange werden die Anfragen gespeichert?
Ein täglicher Cronjob leert die Kontaktdaten nach festen Fristen: im Shop, für den das Modul entstand, 24 Monate nach dem Termin und drei Monate nach einer Absage. Datum und Name der Einrichtung bleiben für Ihre Übersicht stehen. Die Fristen stelle ich für Ihren Shop ein; einen Hinweis in Ihrer Datenschutzerklärung brauchen Sie trotzdem, die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihnen.
Terminbuchung für Ihren Shop?
Ich passe das Modul an Ihre Termine an: andere Wochentage, mehrere Termine am Tag, eigene Felder im Formular. Oder ich entwickle etwas ganz Neues. Schreiben Sie mir kurz, was Ihr Shop braucht.
fhu-it@humpfle.com
+49 152 21914890
Betreff zum Beispiel: Gambio-Modul: Terminbuchung
Für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, nicht für Verbraucher.